Inleiding

De taak van beheerder van een kerkelijke begraafplaats vraagt een brede kennis van zaken en brengt grote verantwoordelijkheden mee. Voor beheerders die de basisopleiding werken op een kerkelijke begraafplaats hebben gevolgd bieden wij een verdieping aan. In deze 5-daagse opleiding word je wegwijs gemaakt in specifieke wet en regelgeving, werkprocessen en managementvaardigheden.

Programma

Dag 1: Financieel management kerkelijke begraafplaatsen 

Aan bod komen de volgende onderwerpen en vragen:

• Wat zijn de belangrijkste inkomstenbronnen en uitgavenposten?
• Hoe stel je een (eenvoudige) begroting op?
• Wat is het verschil tussen uitgaven en kosten, inkomsten en opbrengsten, begroting en budget?
• Wat is het verschil tussen een investeringsbegroting, financierings-begroting, exploitatiebegroting, resultaatbegroting en liquiditeitsbegroting?
• Wat zijn kapitaallasten?
• Hoe bepaal je afschrijvingstermijnen?
• In hoeverre kun je sturen op kosten en opbrengsten?
• Wat zijn reële overheadkosten?
• Wat is het verschil tussen een reserve en een voorziening?
• Hoe bepaal je de graad (percentage) van kostendekkendheid?
• Wat wordt er geregeld in de Verordening op de lijkbezorgingskosten?
• Kies je voor tarieven op basis van kostendekking of marktwerking?
• Hoe bepaal je een kostenonderbouwing van de tarieven?
• Hoe kun je de jaarlijkse tarievenlijst vereenvoudigen?
• Wanneer is het financieel gezien verstandig om werkzaamheden uit te besteden?
• Wat zijn overwegingen om zo veel mogelijk werkzaamheden zelf te doen?
• Wat is een Planning- & Control cyclus?
• Welke informatie geeft een jaarrekening en jaarverslag?
• Welke gegevens moet je standaard bijhouden (o.a. voor het opstellen van een meerjarenbegroting) en hoe administreer je die?

Dag 2: Werving en omgang met vrijwilligers op kerkelijke begraafplaatsen 

Het werven en behouden van vrijwilligers vraagt steeds grotere inspanningen. We besteden aandacht aan:

• Visie op de inzet van vrijwilligers
• Contacten met kerkgenootschappen
• De werving en selectie van geschikte vrijwilligers voor uiteenlopende taken
• De aansturing van vrijwilligers, direct door de beheerder of via samenwerking met een aparte vrijwilligersorganisatie
• De begeleiding en scholing van individuele vrijwilligers en vrijwilligersgroepen
• Beloning en feedback op functioneren
• Valkuilen en aandachtspunten   

Dag 3: Opgraven en ruimen van graven op kerkelijke begraafplaatsen 

We besteden aandacht aan de werkprocessen Opgraven, Ruimen van graven en Plaatsing particuliere herdenkingsplaatje.

• Aan bod komen de onderwerpen:
• Wetgeving en juridische aspecten bij opgravingen en ruimingen
• Verschil tussen opgraven, schudden en samenvoegen
• Grootschalig ruimen versus incidenteel ruimen van graven met verlopen grafrechten
• Ruimingsprotocol, veiligheid en Arbo-regelgeving in hoofdlijnen
• Administratieve handelingen bij opgraving en ruiming
• Communicatie (intern en extern) bij opgravingen en ruimingen
• Vooronderzoek en aanbestedingsprocedures bij ruimingen
• Verwijdering, afvoer c.q. hergebruik van grafmonumenten
• Herbegraven van stoffelijke resten, verzamelkelder en verzamelgraf
• Omgaan met ongewenste kijkers bij opgravingen en ruimingen
• Omgaan met mensen die ‘botresten’ denken gevonden te hebben
• Omgaan met speciale verzoeken van nabestaanden m.b.t. opgravingen/ruimingen
• Psychische werkbelasting bij ruimingen minimaliseren
• Plaatsing van herdenkingsplaatjes op algemene zuilen

Dag 4: Actualiseren beheerreglement en nadere regels 

Veel kerkelijke begraafplaatsen hebben verouderde beheerreglementen. Aanpassingen in wet en regelgeving zijn niet of onjuist verwerkt. Gezien de ontwikkelingen in de branche is actualisering van de Beheerreglementen en nadere regels iedere 5 jaar aan de orde. Aan de hand van een model Beheerreglement, Toelichting op het reglement, Nadere regels en Tarievenbeleid worden alle relevante zaken toegelicht en van aandachtspunten voorzien. Je gaat naar huis met conceptteksten voor de belangrijkste artikelen en een vereenvoudiging van de tarieventabel.

Dag 5: Voorlichting en promotie van kerkelijke begraafplaatsen

De keuze voor begraven of cremeren wordt voor een belangrijk deel bepaald door de beeldvorming en de beschikbare informatie. Steeds vaker wordt daarbij ook gebruik gemaakt van het internet en sociale media. Crematoria en succesvolle begraafplaatsen besteden daarom veel aandacht aan een goede promotie van hun aanbod en dienstverlening. Ze organiseren activiteiten, hebben een promotiefilmpje op internet staan en beheren een eigen website. Leidraad is een wel doordacht communicatie- en promotieplan.

Nabestaanden en bezoekers van begraafplaatsen willen vaker en uitvoeriger geïnformeerd worden over zaken aangaande de begraafplaats. Ze zijn mondig en vaak veel eisend. Dat vergt van de medewerkers veel tijd bij het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten. Goede voorlichting en duidelijke informatie voorkomen onnodige vragen en klachten én besparen tijd. Heeft uw begraafplaats al een breed assortiment van voorlichtingsmaterialen en activiteiten?

Tijdens deze interactieve themadag:

• tonen we aansprekende voorbeelden van folders, websites en promotiefilmpjes;
• geven we feedback op en verbetertips voor reeds aanwezige voorlichtings-en promotie materialen van de deelnemers;
• bieden we ruimte voor persoonlijke vragen.

Werkwijze

Tijdens de opleiding wordt uitvoerig aandacht besteed aan belangrijke ontwikkelingen waar kerkelijke begraafplaatsen mee van doen hebben. Vragen en praktijksituaties die de deelnemers zelf willen inbrengen worden vooraf geïnventariseerd en tijdens de opleiding vanuit meerdere invalshoeken besproken.

Indien alle bijeenkomsten worden bijgewoond ontvangen de deelnemers een certificaat van deelname. De modules zijn ook los te volgen.

Praktische informatie

Doelgroep                 

Beheerders van kerkelijke begraafplaatsen

Bestuurders van kerkelijke begraafplaatsen

Data                         

Data in overleg

Locatie                       

Centrale plaats voor de deelnemers

Aantal deelnemers  

10-12 personen

Investering                    

Op aanvraag

Aanmelding   

Via de website, uiterlijk 4 weken voor aanvang van de dag 

Overige                        

De deelnemers ontvangen een  certificaat van deelname

De modules die aan bod komen kunnen ook in-company verzorgd worden