De begraafplaatsadministratie actualiseren

Inleiding

Voor administratiemedewerkers van begraafplaatsenbieden wij een specifieke opleiding aan. Deze is toegespitst op nieuwe medewerkers én op de ervaren mensen die al jaren het werk doen. Wij merken vanuit onze contacten met begraafplaatsen dat veel medewerkers denken de administratie goed op orde te hebben terwijl de praktijk anders is. Veel begraafplaatsmedewerkers werken niet volledig volgens de regels (onjuiste terminologie of procedures, brieven en formulieren) hebben geen werkprocesbeschrijvingen en werken niet efficiënt. De opleiding Administratiemedewerker begraafplaatsen maakt wegwijs in de wettelijke regelgeving en werkprocessen, ondersteund bij het op orde brengen van de brieven en formulieren en adviseert bij het tijdig inspelen op toekomstige ontwikkelingen en verdergaande digitalisering. 

Opzet en werkwijze

De opleiding bestaat uit zes groepsbijeenkomsten met specifieke thema’s, vijf intervisiebijeenkomsten en e-learning ondersteuning per e-mail. De opleiding is praktisch van opzet en toegespitst op:

• kennisoverdracht
• bespreken van (lastige) praktijksituaties van de deelnemers
• oefenen van vaardigheden
• elkaar inspireren 
• praktische tips en aandachtspunten

De leerbehoeften en leerdoelen van de deelnemers staan centraal en de deelnemers leren stapsgewijs hun begraafplaatsadministratie op orde te brengen, brieven en formulieren aan te passen, de serviceverlening te verbeteren en om te gaan met dilemma’s op het werk. Voorbeeldbrieven, procesbeschrijvingen en voorbeeldformulieren worden uitgereikt.

De nieuwe opleidingen start starten voorjaar 2025 in Maarn. Bij voldoende deelnemers ook in andere regio’s. De intervisie-bijeenkomsten vinden regionaal plaats, in kleine groepjes en zijn toegespitst op specifieke verwerkingsopdrachten en werkbezoeken aan de begraafplaatsen van de deelnemers, in overleg te regelen. De tijdsinvestering per intervisiebijeenkomst is 1 dagdeel.

Praktische informatie

Doelgroep 

Administratiemedewerkers van begraafplaatsen

Niveau 

Operationeel (Praktijkgericht)

Data en plaats

Regio             code                  dag 1                  dag 2                dag 3                dag 4         dag 5          dag 6

Maarn  BAM-M25           11-02-2025         11-03-2025          01-04-25        06-05-25        03-06-2025        01-07-2025

Werktijden

9.00 – 16.00 uur 

Investering

€ 2.395,- p.p. inclusief verblijfkosten en documentatiemap

Deze opleiding is vrijgesteld van BTW

LOB-leden van gemeentelijke en niet-kerkelijke begraafplaatsen ontvangen een korting van 10% bij aanmelding voor 01-01-2025 (Kortingscode: LOB-lidmaatschapsnummer)

Aanmelding

Via de website, uiterlijk 3 weken voor aanvang van de opleiding

Informatie

Wim van Oort, info@vanoort-ros.nl of 072-5814749

Certificaat

Deelnemers ontvangen een certificaat van deelname wanneer zij minimaal 80% van de bijeenkomsten aanwezig zijn en de opdrachten en kennistoetsen voldoende afronden

Toetsing vindt plaats na afloop van iedere bijeenkomst

Programma

Thema 1: Grafadministratie en melding begrafenis

• Functies van begraafplaatsen: begraven, asbestemmingen, rouwverwerking en herdenken
• Taken en verantwoordelijkheden van de begraafplaatsadministratie
• Drie soorten administraties
• Relevante wetgeving voor de begraafplaatsen
• Automatisering
• Plaats van de administratie binnen de organisatie
• Administratieve criteria
• Ontwikkelingen in de uitvaartbranche 
• Relevante wetgeving voor de begraafplaatsen
• Aanmeldingsprocedure begrafenis en (digitale) aanmeldingsformulieren
• Grafuitgifte en registratie (algemeen en particulier graf)

Thema 2: Werkprocessen en formulieren

• Het crematieproces en soorten asbestemmingen
• Aanmeldingsprocedure en formulieren voor asverstrooiing, urnbegrafenis en urnplaatsing in nis of columbarium
• Grafrechten en grafakten
• Procedure en formulieren voor vergunningverlening grafbedekking/monumenten
• Grafrechten (tussentijds) overdragen 
• Grafrechten vervallen verklaren
• Grafonderhoud en algemeen onderhoud
• Handelwijze bij verwaarlozing van graf en grafbedekking

Thema 3: Opgravingen en Ruimingen

• Tussentijds opgraven en herbegraven of cremeren
• Procedure en administratie bij samenvoegen van graflagen
• Procedure bij aflopende grafrechtentermijn particuliere graven, verlengingsopties en ‘stimulerende’ verlengingsbrieven
• Procedure bij aflopende gebruikstermijn algemene graven en herbegraven of cremeren
• Procedure, correspondentie en verlengingsopties urnennis/urnenkelder
• Bovengronds en ondergronds ruimen: procedures en werkzaamheden
• Handelwijze bij graven met grafrechten voor onbepaalde tijd

Thema 4: Begraafplaatsverordeningen – Financiële administratie – Informatievoorziening

• Raadplegen Beheerverordening en Nadere regels
• Raadplegen Verordening heffing en invordering lijkbezorgingsrechten
• Totstandkoming tarievenlijsten
• Betalingsregelingen
• Informatievoorziening en promotie van de begraafplaats
• Veel gestelde vragen
• Folder en website
• Gebruik van sociale media
• Rouwrituelen

Thema 5: Rouwprocessen & uitvaartrituelen – Informatievoorziening

• Kenmerken van rouwprocessen
• Rouwrituelen in verschillende culturen
• Efficiënt omgaan met Veel gestelde vragen
• Voorlichting en promotie van de begraafplaats 
• Folders en website
• Inzet van sociale media

Thema 6: Gespreksvoering voor begraafplaatsadministratiemedewerkers

• Telefonische gespreksvoering versus baliegesprekken
• Omgaan met mensen min rouw, algemeen en in specifieke situaties zoals bij verlies van een kind of bij zelfdoding
• Informatievoorziening en promotie van de begraafplaats
• Lastige vragen en emotionele situaties afhandelen, o.a. gestegen tarieven of een eigen graf uitzoeken bij ziekte
• Omgaan met klachten en meldingen, o.a. over onderhoud begraafplaats en grafverzakking
• Ondernemers aanspreken die zich niet houden aan werkprocessen en afspraken 
• Communicatie met collega’s, o.a. elkaar aanspreken op het niet nakomen van afspraken