Toekomst voor kerkelijke begraafplaatsen

 

Inleiding

Op veel kerkelijke begraafplaatsen en kerkhoven staat de exploitatie onder druk. De inkomsten nemen af door de ontkerkelijking en doordat er vaker gekozen wordt voor cremeren. Bovendien zijn erfenissen uit het verleden, zoals grafrechten en grafonderhoud voor onbepaalde tijd, een zware last op de begroting. Tarieven laten stijgen maken het verschil tussen de totale kosten voor begraven versus cremeren alleen maar groter, met als gevolg dat eerder gekozen wordt voor cremeren of natuurbegraven. Begraafplaatsen zijn namelijk sterk afhankelijk van ontwikkelingen in de uitvaartbranche. Bezuinigingen op onderhoud en dienstverlening maken de uitstraling van de begraafplaats onaantrekkelijker en gaan vaak ten koste van de service. De inzet van vrijwilligers voor werkzaamheden is door afnemende beschikbaarheid eveneens een steeds groter probleem aan het worden.

Welke aanpak kiest u om de begraafplaats toekomstbestendig te maken?

Programma

Gestart wordt met een analyse van de problematiek van veel kerkelijke begraafplaatsen en kerkhoven.:

• Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in de uitvaartbranche?
• Welke gevolgen heeft de ontkerkelijking voor kerkelijke begraafplaatsen?
• Is er voldoende aandacht voor kerkelijke begraafplaatsen bij kerkenfusies?
• Waarom wordt het lastiger om vrijwilligers te werven en te binden?
• Wat vraagt hedendaags begraafplaatsmanagement van bestuurders?

Aansluitend wordt ingegaan op de belangrijkste eisen die wet en regelgeving stellen aan het hebben en beheren van een begraafplaats.

Vervolgens rijken we tien pijlers aan voor een gezonde bedrijfsmatige aanpak:

1.Kerkelijke begraafplaatsen transformeren tot gedenkparken

Begraafplaatsen en kerkhoven zijn niet alleen plaatsen voor het begraven van overledenen, maar ook plaatsen voor rouwen en gedenken. Zorg voor een grotere diversiteit aan begraafmogelijkheden én asbestemmingen. Speel tijdig in op nieuwe rituelen en eigentijdse wensen van herdenken. Welke mogelijkheden zijn er in uw situatie?

“De behoefte aan een gedenkplaats is van alle tijden en alle culturen en vervult daarmee een belangrijke maatschappelijke functie”

2. Marktgericht werken

De uitvaartbranche is sterk afhankelijk van marktwerking. Succesvolle begraafplaatsen werken marktgericht en hanteren marketingprincipes. Op veel kerkelijke begraafplaatsen is dit nog niet het geval. Schakel over van aanbodgericht naar vraaggericht werken en speel in op de behoeften van kerkenleden, uitvaartverenigingen en uitvaartondernemers. Niet alleen op behoeften inspelen, maar ook op behoeften sturen en adequaat inspelen op ontwikkelingen en het potentieel dat aanwezig is, inclusief gebouwen. Gezien de toename van het aantal sterfgevallen als gevolg van de vergrijzing is de uitvaartbranche ‘booming business’. Hoe kunt u anticiperen op marktontwikkelingen?

 “De uitvaartbranche is de enige markt waar de komende decennia een enorme groei van wel 50- 70% gegarandeerd is. Kansen die je niet kunt laten liggen.”

3. De gravenadministratie op orde brengen

Een overzichtelijke administratie is cruciaal voor effectief en efficiënt werken. Door tijdig aan te schrijven bij het naderende einde van een grafrecht zijn nieuwe inkomsten uit verlengingen te genereren en bij niet verlengen kunnen graven opnieuw uitgegeven worden. Door de verscherping van regelgeving rond de AVG is het van belang na te gaan of uw werkwijze voldoet aan de nieuwe eisen. Is uw gravenadministratie goed ingericht en zijn de bevoegdheden goed geregeld? Welke software is wenselijk?

“Een overzichtelijke en actuele gravenadministratie is het halve werk”

4. Kostenreductie van werkprocessen

Hoewel veel begraafplaatsen al vergaand bezuinigd hebben op de werkzaamheden valt soms nog winst te behalen door zonering van het kwaliteitsniveau en samenwerking met andere begraafplaatsen. Verder consequent bovengronds ruimen na afloop van de grafrechtentermijn ter stimulering van verlengingen en ondergronds ruimen op het moment van grafuitgifte van een nieuw graf, waarbij werkzaamheden gecombineerd worden. Welke kostenbesparingen zonder al te groot verlies van beeldkwaliteit en service zijn realistisch?

“Kwaliteitsverlies door ingrijpende bezuinigingen leidt tot minder begravingen en dus tot minder inkomsten”

5. Inzet van vrijwilligers en maatschappelijke participatie

Kerken kunnen vaak makkelijker dan gemeentelijke begraafplaatsen een beroep doen op vrijwilligers bij het onderhoud van hun begraafplaats, bestuurlijke werkzaamheden en de ondersteuning van voor- en nazorg bij een overlijden. Het aantal beschikbare vrijwilligers neemt echter in aantal sterk af en de vergrijzing gaat snel. Wat is er nodig om (nieuwe) vrijwilligers te werven en het aantrekkelijker te maken hun steentje bij te dragen?

Kerkenleden en maatschappelijke organisaties meer betrekken bij beleidsontwikkeling en het initiëren en implementeren van activiteiten en werkzaamheden verhoogt de betrokkenheid. Welke kansen zijn er voor scholen, historische verenigingen, natuurwerkgroepen en klankbordgroepen om een bijdrage te leveren?

“Participatie versterkt betrokkenheid bij de begraafplaats”

6. Investeren in scholing van medewerkers en vrijwilligers

Medewerkers en vrijwilligers vormen vaak het gezicht en visitekaartje van de begraafplaats. Faciliteer hun ‘ambassadeurschap’. Contacten met  rouwende nabestaanden vragen een deskundige benaderingswijze. Investeer in hun kennis en communicatieve vaardigheden. Onderzoek heeft aangetoond dat een zelfsturend team van bevlogen medewerkers en vrijwilligers bijdraagt aan een betere dienstverlening tegen lagere kosten. Welke investering in uw medewerkers en vrijwilligers is wenselijk?

“Bevlogen medewerkers en vrijwilligers genereren tevreden klanten en daarmee extra inkomsten”

7. Regionaal samenwerken

Samenwerking met andere begraafplaatsen binnen de gemeentegrenzen of in de regio versterkt de slagvaardigheid en reduceert kosten. Een gezamenlijk administratiesysteem, regionale voorlichting, ‘achtervang’ in piekperioden en collegiale consultatie eveneens.

Welke kansen zijn er om krachten te bundelen?

“Regionale samenwerking is een reëel alternatief voor fusie”

8. Ondernemersparticipatie en co-creatie

Samenwerking met andere marktpartijen, zoals uitvaartondernemingen, kunstenaars, ritueelbegeleiders en steenhouwerijen, kunnen tot synergie leiden. Benut de diversiteit aan kwaliteiten en netwerken. Maak contact met andere kerkgenootschappen en inventariseer wat hun wensen zijn. Denk hierbij ook aan de sterke toename van migrantenkerken.Bied ook ondernemingen ruimte voor eigen initiatief en zoek samenwerking, bijvoorbeeld bij het organiseren van een lichtjesavond of herdenkingsbijeenkomst. Hoe ver durft u te gaan?

“Werk samen als synergie te behalen valt”

9. Kerkenleden en anderen vroegtijdig binden aan de begraafplaats

De keuze voor een begraafplek of asbestemming wordt vaak op het laatste moment gemaakt door de nabestaanden in overleg met de uitvaartondernemer. Zijn dan alle keuzeopties in beeld en worden daarbij zorgvuldige afwegingen gemaakt of is de adviesstem van de verzekeraar bepalend?

Zorg dat je eerder in beeld bent door mensen uit te nodigen voor een bezoek aan de begraafplaats en biedt reserveringsmogelijkheden bij leven. Voorkom onnodige discussie en familieruzies bij overlijden door mensen vooraf na te laten denken over hun wensenpakket bij overlijden. Wat is er in uw situatie nodig om de dood meer bespreekbaar te maken?

“Bied bij voldoende begraafcapaciteit betaalbare reserveringsmogelijkheden voor later”

10. Voorlichting en informatieverstrekking

Bekendheid met en de beeldvorming over de lokale mogelijkheden tot begraven en asbestemmingen zijn de meest cruciale factoren die het keuzeproces voor een laatste rustplaats beïnvloeden. Overzichtelijke folders, een makkelijk toegankelijke website en Youtube filmpjes zijn hedendaagse middelen die niet mogen ontbreken. Voorbeelden worden getoond. Welke informatiesuggesties gaat u oppakken?

 “In het digitale tijdperk zijn een overzichtelijke website en sociale media een must”

Werkwijze

De themadag is een interactieve bijeenkomst onder begeleiding van Wim van Oort en Cor Vink van bureau Van Oort & Ros – partners bij begraafplaatsontwikkeling.

Op basis van hun ruime werkervaringen gaan ze in op de kansen en voorwaarden voor een sluitende exploitatie van begraafplaatsen. U wordt uitgedaagd om bedreigingen te onderkennen en vervolgens potenties en mogelijkheden onder ogen te zien én knelpunten te transformeren tot nieuwe kansen.

De bijeenkomst wordt afgesloten met tips en adviezen van de beide begeleiders.

Praktische informatie

Doelgroep                  

Bestuursleden van kerkelijke begraafplaatsen

Beheerders en medewerkers van kerkelijke begraafplaatsen

Kerkenleden met betrokkenheid bij de begraafplaats

Overige belangstellenden

Datum                      

Zaterdag 5 september 2020

Locatie                      

Rotterdam-IJsselmonde

Werktijden                 

9.30 tot 16.00 uur en afsluiting met een informeel samenzijn

Investering                 

De kosten bedragen € 75- per persoon, inclusief verblijf en documentatiemap. LOB-leden ontvangen een korting en betalen € 65,- (Kortingscode: LOB-lidmaatschapsnummer)

Aanmelding           

Via de website of het aanmeldingsformulier

Organisatie               

Bureau Van Oort & Ros – Partners bij begraafplaatsontwikkeling en Gedenkparkondernemerschap: contact@gedenkparkontwikkeling.nl

Sprekers                     

Cor Vink, interim manager begraafplaatsenadvies & beheer en specialist kerkelijke begraafplaatsen bij bureau Van Oort & Ros – Partners bij Ontwikkeling. Hij is adviseur en procesbegeleider bij het toekomstbestendig maken van kerkelijke begraafplaatsen en administraties van begraafplaatsen. Als beheerder van de Hervormde Begraafplaats Rotterdam IJsselmonde is hij initiatiefnemer en procesverantwoordelijke voor de transformatie van deze begraafplaats naar een gedenkpark en de realisatie van de bouw van een multifunctioneel uitvaartcentrum.

Wim van Oort, procesbegeleider, trainer en mede eigenaar van bureau Van Oort & Ros – Partners bij Gedenkparkontwikkeling. Hij is procesbegeleider bij de transformatie van begraafplaatsen tot gedenkparken en organiseert al ruim 25 jaar themabijeenkomsten en trainingen voor medewerkers en teams van begraafplaatsen. Daarnaast ook diverse opleidingen gericht op ondernemerschap, het verduurzamen en vergroenen van begraafplaatsen, marketing en het actualiseren van de begraafplaatsenadministratie.

Overige                     

Presentaties en workshops worden ook in-company aangeboden.

Voor medewerkers en beheerders van kerkelijke begraafplaatsen worden  twee specifieke opleidingen aangeboden, namelijk ‘Basisopleiding  Werken op een kerkelijke begraafplaats’ en ‘Vervolgopleiding  Beheerder Kerkelijke Begraafplaats’